اهمیت و نقش روابط‌ عمومی در دنیای امروز

امروزه و در عصر ارتباطات روابط عمومی جایگاه بزرگی در سازمان‌ها پیدا کرده است و در تمامی عرصه‌ها پیشتاز بوده است. روابط عمومی در سازمان‌ها تاثیر بسیاری بر ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی می‌گذارد و به همین دلیل نقش موثری بر موفقیت سازمان دارد. می‌توان گفت هنر روابط عمومی در این است که شرایط بیرونی را سنجیده و آن را با شرایط درونی سازمان پیوند دهد تا بتواند ارتباط سازمان را با بیرون از آن، به درستی ایجاد کند. در نتیجه سازمان‌ها به دنبال داشتن یک تیم روابط عمومی قوی و مدرن هستند که بتواند در بخش‌های مختلف فرهنگی، اقتصادی، سیاسی و … فعالانه حضور داشته باشند و در جهت بیشتر شناساندن برند، به عموم مردم حرکت کند. (پیشنهاد می‌کنیم برای کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص، مقاله «روابط عمومی چیست» سایت تریبون را مطالعه کنید)

سازمان‌ها با استفاده از این تیم ارتباط هدفمندی را با مخاطبان خود و گروه‌هایی که با سازمان در ارتباط هستند، برقرار می‌کند. برقراری ارتباط با کمک روابط عمومی موجب می‌شود که این مورد به درستی شکل بگیرد و باقی بماند. البته توجه به این نکته نیز ضروری است که در اکثر مواقع فعالیت روابط عمومی‌ها برای افراد ملموس نیست ولی تاثیراتی که به جای می‌گذارد، قابل چشم‌پوشی نیست.

وظایف روابط عمومی در سازمان

روابط عمومی در سازمان‌ها دارای وظایف مختلفی است که هر کدام در نوع خود به موفقیت بیشتر سازمان کمک بسیاری می‌کند. از این وظایف می‌توان به تنظیم افکار عمومی، ارتباط با مخاطبان، اطلاع‌رسانی به مخاطبان در رابطه با عملکرد سازمان، تسهیل دسترسی مخاطبان به مراکز و مسئولان سازمان، برنامه‌ریزی برای اطلاع‌رسانی به عموم مردم در رابطه با عملکرد سازمان، برنامه‌ریزی انجام مصاحبات توسط مسئولان سازمان با مطبوعات، تهیه اطلاعات مرتبط به سازمان به زبان‌های مختلف برای ارائه به مراجعه‌کنندگان خارجی، ایجاد ارتباط مناسب با خبرگزاری‌ها و بهره‌مندی از ارتباط شکل‌گرفته برای اطلاع‌رسانی به مردم، ایجاد قدرت مشاوره مدیریتی، روابط عمومی بین‌المللی، روابط عمومی بحران، تنظیم ارتباطات درون‌سازمانی و ایفای نقش سخنگوی سازمان اشاره کرد.

اهمیت روابط عمومی بحران در سازمان‌ها

در دنیای امروز سازمان‌هایی به موفقیت می‌رسند که مدیران آن‌ها از اهمیت روابط عمومی باخبر باشند و کارکنان این تیم نیز به خوبی امور مربوط به سازمان را تجزیه و تحلیل کنند و با استراتژی‌های مناسب به رفع مشکلات موجود در سازمان بپردازند. بر این اساس می‌توان گفت یکی از مهم‌ترین وظایف روابط عمومی در کنار مواردی چون توجه به مسائل مالی، حل‌کردن بحران‌های مرتبط به سازمان است که به آن روابط عمومی بحران نیز گفته می‌شود. روابط عمومی بحران وظیفه دارد که در کنار ارائه اطلاعات درست به کاربران، در زمان مناسب اطلاعات نادرست را تصحیح کند و اتهامات ناروایی که به سازمان زده می‌شود را رفع و رجوع کند.

تفاوت روابط عمومی و تبلیغات و نقش آن‌ها

در عصر امروز تمرکز اصلی سازمان‌ها بر ارائه محصولات و خدمات خود به مشتریان و جلب رضایت آن‌هاست، تا بتوانند مشتریان را حفظ کنند و از طریق وفادارکردن آن‌ها به برند، به تبلیغ غیرمستقیم محصولات و خدمات خود بپردازند. جلب توجه مشتری هم برعهده روابط عمومی و هم بر عهده تیم تبلیغات است، با این تفاوت که روابط عمومی برای طولانی‌مدت برنامه‌ریزی می‌کند اما تبلیغات به دنبال رسیدن به نتیجه مطلوب خود در کوتاه‌ترین زمان ممکن است. در نتیجه می‌توان گفت روابط عمومی با صبر بسیار و اختصاص‌دادن زمان مناسب به مشتریان، به فکر جلب رضایت مشتریان و مخاطبان بوده و از این طریق می‌تواند خدمات بهتری را به مشتریان ارائه دهد.

ارائه چهره مناسب از سازمان با استفاده از روابط عمومی

شاید بتوان وظیفه اصلی روابط عمومی را ارائه چهره واقعی و مناسب سازمان به مخاطبان دانست. در عصری که به طور مداوم به تعداد برندها در یک حوزه افزوده می‌شود، شناساندن برند خود به عنوان یک برند قابل اعتماد در بین مردم کار راحتی نیست. به همین دلیل است که وجود روابط عمومی در سازمان اهمیت بسیاری پیدا می‌کند. یک روابط عمومی حرفه‌ای و آگاه ارتباط مناسبی بین سازمان و مشتریان برقرار می‌کند و با استفاده از این ارتباط، چهره مناسبی از برند را در بین عموم مردم به نمایش می‌گذارد. وجود همین ارتباط است که موجب می‌شود سازمان از عرصه رقابت با سایرین خارج نشود.

در کنار این مورد، این واحد باید بتواند گزارش عملکرد خود را به زبان ساده در پیش مدیران مطرح کند تا از این طریق مدیران بتوانند به خوبی با علل شکست یا موفقیت‌های این تیم آشنا شوند و تصمیم‌های مرتبط را اتخاذ کنند. در این راستا روابط عمومی هر سازمان باید بتواند از روش‌های مدرن و فناوری‌های به روز برای تهیه گزارش‌ها استفاده کند و با ارائه این گزارش‌ها، با مدیران در ارتباط باشد تا بتواند نقش مهم خود را در سازمان ایفا کنند.

مولفه‌های مختلف روابط عمومی در دنیای امروز

امروزه روابط عمومی دارای مولفه‌های گوناگونی است که از آن می‌توان به روابط عمومی الکترونیک و دیجیتال، روابط عمومی آنلاین، خبر آنلاین، اتاق اطلاعات، روابط عمومی مجازی ‌که این مورد می‌تواند هم در دنیای وب و هم به صورت نظرسنجی از طریق تلفن گویا اتفاق بیفتد‌، امور فرهنگی مانند انتشارات، پژوهش‌ها، نظرسنجی‌ها و نمایشگاه‌های مرتبط به حوزه کاری و … اشاره کرد.

استفاده از شبکه‌های اجتماعی توسط روابط عمومی

در دنیای امروز افراد بسیاری روزانه از شبکه‌های اجتماعی مختلف استفاده می‌کنند و زمان زیادی را در این مکان‌ها می‌گذرانند. به دلیل استفاده گسترده مردم، شبکه‌های اجتماعی به پرچم‌دار بسیاری از اتفاقات تبدیل شده‌اند. از این رو استفاده از رسانه‌های اجتماعی و وسایل ارتباط جمعی توسط روابط عمومی سازمان اهمیت ویژه‌ای پیدا کرده است، به طوری که شبکه‌سازی و مدیریت شبکه‌های اجتماعی به یکی از اصلی‌ترین وظایف تیم روابط عمومی سازمان تبدیل شده است.

امروزه روابط عمومی را می‌توان کارآمد دانست که از فناوری‌های جدید ارتباطات جمعی استقبال کنند و از آن‌ها در جهت افزایش آگاهی از سازمان بهره ببرند.

سخن پایانی

وجود روابط عمومی در هر سازمانی از واجبات است. این مورد نقش بسیاری در دنیای امروز داشته به طوری که می‌توان گفت کمتر سازمانی وجود دارد که بدون داشتن یک تیم روابط عمومی خوب، به موفقیت رسیده باشد. روابط عمومی سازمان دارای وظایف مختلفی است که هر کدام از آن‌ها به نوبه خود بخش مهمی از موفقیت سازمان را شامل می‌شوند. گفتنی است توجه به تمامی وظایف در کنار هم رسالت تیم روابط عمومی را به سرانجام خواهد رساند.